Путевой лист легкового автомобиля: оформление и заполнение

Путевой лист является документом строгой отчетности. В нем указываются обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

С 2023 года перечень обязательных реквизитов был расширен. Новые требования утверждены Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

В путевой лист необходимо включать следующие сведения:

• срок действия документа;
• данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• данные о водителе;
• информацию о поездке;
• вид перевозки и вид сообщения.

Срок действия путевого листа

В документе обязательно указывается период его использования. Если путевой лист выдается более чем на один день, необходимо указать дату начала и дату окончания его действия.

Также обязательно указывается марка топлива. Эта информация необходима бухгалтерии для корректного списания горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Сведения о собственнике транспортного средства

Перечень данных зависит от того, кто является владельцем автомобиля.

Для юридического лица указываются:

• полное наименование организации;
• организационно-правовая форма;
• юридический адрес;
• номер телефона;
• ОГРН.

Для индивидуального предпринимателя указываются:

• фамилия, имя и отчество;
• почтовый адрес;
• номер телефона;
• ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве

В путевой лист вносят следующую информацию об автомобиле:

• тип транспортного средства;
• марку и модель автомобиля;
• марку и модель прицепа (если используется);
• государственный регистрационный номер автомобиля и прицепа;
• показания одометра при выезде и возвращении;
• дату проведения технического осмотра.

Сведения о водителе

В документе указываются следующие данные водителя:

• фамилия, имя и отчество;
• дата предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
• СНИЛС;
• серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения.

Если служебным автомобилем пользуется директор организации, путевой лист для него заполняется аналогичным образом.

Сведения о перевозке

В данном разделе указывается информация о характере поездки, а именно:

• вид перевозки;
• вид сообщения.

Для чего нужны путевые листы на легковой транспорт

Путевой лист необходим прежде всего самой организации. После завершения поездки документ передается в бухгалтерию.

На основании путевого листа бухгалтерия:

• рассчитывает заработную плату водителей;
• учитывает расход топлива;
• начисляет амортизацию транспортных средств;
• фиксирует общие расходы на эксплуатацию автомобиля.

Другим подразделениям компании путевые листы помогают контролировать использование служебного транспорта и планировать его работу.

Кроме того, если служебный автомобиль остановит инспектор ГИБДД, путевой лист подтверждает законность поездки и право управления транспортным средством.

Отсутствие документа является нарушением. Согласно статье 12.3 КоАП РФ за это может быть наложен административный штраф.

Путевой лист и учет ГСМ

Для многих организаций расходы на топливо являются значительной статьей затрат. Путевой лист помогает определить фактический расход ГСМ.

Документ позволяет:

• подтвердить обоснованность расходов;
• зафиксировать пройденное расстояние;
• рассчитать объем израсходованного топлива.

После определения фактического или нормативного расхода рассчитывается сумма списания топлива. Для этого стоимость единицы топлива умножается на объем расхода.

Однако для списания ГСМ одного путевого листа недостаточно. Необходим приказ руководителя организации, в котором утвержден порядок списания топлива.

Если организация использует топливные карты, приобретение ГСМ отражается в накладных поставщика. Топливные карты учитываются на забалансовом счете.

Если топливо оплачивается наличными, подтверждением расходов служат чеки АЗС и авансовые отчеты водителей.

Порядок оформления путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа установлены Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

В автотранспортных компаниях оформлением документа обычно занимаются диспетчеры.

В организациях, где отдельной транспортной службы нет, путевой лист может заполнять:

• руководитель организации;
• водитель;
• другой сотрудник, назначенный приказом руководителя.

Уполномоченное лицо несет ответственность за правильность оформления документа.

Основные требования к заполнению

• путевой лист оформляется на каждое транспортное средство;
• документ заполняется до начала рейса;
• если одним автомобилем пользуются несколько водителей, оформляется отдельный путевой лист на каждого;
• в названии документа указывается тип транспортного средства;
• дата, время и пробег фиксируются уполномоченными лицами;
• сведения о медицинском осмотре заполняет медицинский работник.

Если на один автомобиль оформляется несколько путевых листов на разных водителей, показания одометра указываются при выезде первого водителя, при передаче автомобиля следующему и при возвращении последнего.

Пример заполнения путевого листа

Ниже представлен пример заполненного путевого листа легкового автомобиля:

Бланки путевого листа для легковых автомобилей

Госкомстат совместно с Минтрансом утвердили универсальный бланк путевого листа — межотраслевую форму № 3 (ОКУД 0345001).

Образец формы содержится в постановлении Госкомстата № 78, а рекомендации по ее применению приведены в письме ФНС № ШС-22-3/660@.

Форма № 3 является двусторонней.

На лицевой стороне указывают:

• серию и номер документа;
• дату оформления;
• данные организации и водителя;
• задание водителю;
• сведения о техническом состоянии автомобиля.

На оборотной стороне указывают:

• время выезда и возвращения автомобиля;
• маршрут поездки;
• данные для расчета заработной платы водителя.

Важно: в стандартной форме № 3 отсутствует блок с информацией о медицинском осмотре водителя. Рекомендуется добавлять эти сведения самостоятельно, чтобы избежать вопросов со стороны ГИБДД.