Форма 4-п для грузовых автомобилей: требования и пример заполнения

Существуют два основных вида унифицированных путевых листов для грузовых автомобилей.

• Форма № 4-п применяется в тех случаях, когда работа водителя оплачивается по повременному тарифу. Такой документ используется, если в течение рабочей смены водитель перевозит грузы для одного или двух заказчиков.
• Форма № 4-с предназначена для ситуаций, когда используется сдельная система оплаты. В этом случае размер заработка водителя зависит от количества выполненных перевозок.

В данном материале мы подробно разберём порядок заполнения путевого листа для грузового автомобиля по форме № 4-п. Этот вариант применяется при повременной оплате труда и предполагает выполнение перевозок для одного или двух клиентов в рамках одной рабочей смены водителя.

Форма №4-п: лицевая сторона

Так выглядит лицевая часть путевого листа для грузового автомобиля, оформленного по форме № 4-п.

Заполнение этой части документа выполняет ответственное лицо, которое назначается приказом руководителя организации.

Раздел с общими сведениями

Название документа.

Если используется унифицированный бланк, на нем уже указано название — «Путевой лист грузового автомобиля». Если организация применяет собственную форму, название необходимо вписать самостоятельно. Хотя сейчас заголовок не относится к обязательным реквизитам, на практике его рекомендуется указывать, дополнительно уточняя тип транспортного средства — например, грузовой автомобиль.

Серия.

Серия обычно печатается заранее при заказе бланков в типографии. Однако организация может разработать собственную систему серий, если это удобно для внутреннего учета путевых листов. Поскольку этот реквизит не является обязательным, его можно не указывать.

Номер (обязательно).

В этом поле указывается порядковый номер путевого листа в соответствии с системой нумерации, принятой в организации. Нумерация может вестись по журналу учета путевых листов или по внутренним правилам документооборота.

Пример: 305.

Срок действия (обязательно).

Здесь необходимо указать дату, в течение которой путевой лист может использоваться. Согласно действующим правилам (с 1 марта 2019 года), документ оформляется либо на один рейс, либо на одну рабочую смену, если в течение нее выполняется несколько рейсов.

Если рейс длится более одного календарного дня, нужно указать дату начала и дату окончания действия путевого листа.

Пример: с 12 января 2024 г. по 12 января 2024 г.

Организация (обязательно).

В этом поле указываются сведения о владельце транспортного средства.

Для юридических лиц необходимо указать:

1. полное наименование организации;
2. адрес в пределах места нахождения;
3. контактный телефон;
4. основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Для индивидуальных предпринимателей указываются:

1. фамилия, имя и отчество (если есть);
2. адрес регистрации;
3. номер телефона;
4. ОГРНИП.

Пример заполнения:

Общество с ограниченной ответственностью «Бета», 125009, г. Москва, ул. Заводская, д. 8, тел. 8 (495) 123-45-67, ОГРН 1234567890123.

Отдельно стоит отметить, что путевой лист обязательно должен содержать срок действия. При этом наличие печати или штампа организации не является обязательным — они проставляются только в том случае, если используются в документообороте компании. Если печать или штамп отсутствуют, поле просто не заполняется.

Сведения об автомобиле в путевом листе

Раздел со сведениями о транспортном средстве и водителе является одним из ключевых при заполнении путевого листа. В нём указываются основные данные об автомобиле, водителе и прицепах (если они используются). Часть реквизитов является обязательной и должна присутствовать в документе в соответствии с действующими требованиями.

Марка и модель автомобиля (обязательно)

В этой графе указывается точное наименование транспортного средства. Необходимо вписывать официальную марку и модель автомобиля без сокращений. Например: ГАЗ-2310 Соболь.

Государственный регистрационный номер (обязательно)

Здесь указывается номер автомобиля, присвоенный при регистрации транспортного средства. Он должен быть записан в полном виде, как в свидетельстве о регистрации. Пример: с578мс50.

Номер парковки

В данной строке можно указать номер парковочного места или гаража, если на предприятии применяется внутренняя система нумерации парковок или стояночных мест. Этот реквизит используется для внутреннего учета транспорта.

Данные водителя (обязательно)

В поле «Водитель» необходимо указать фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Использование формата «фамилия и инициалы» не допускается. Пример: Колесов Юрий Иванович.

Табельный номер

В этой графе указывается табельный номер водителя, присвоенный ему в кадровой системе организации. Этот номер используется для внутреннего учета сотрудников.

Водительское удостоверение

Необходимо указать сведения о водительском удостоверении сотрудника. В документе обязательно должны быть прописаны:

• серия удостоверения;
• номер удостоверения;
• дата выдачи.

Пример заполнения: 77 МУ 123456, выдано 09.09.2015.

СНИЛС водителя (обязательно)

С 2023 года СНИЛС водителя стал обязательным реквизитом путевого листа. Этот номер используется проверяющими органами для точной идентификации водителя.

Пример: 123-456-789-12.

Прицеп 1 (обязательно при наличии)

Если автомобиль работает с прицепом, необходимо указать его марку, модель и государственный регистрационный номер. Эти данные должны полностью соответствовать информации из регистрационных документов.

Прицеп 2 (обязательно при наличии)

Если в перевозке используется второй прицеп, сведения о нём заполняются аналогично первому. Указываются марка, модель и регистрационный номер транспортного средства.

Правильное и полное заполнение раздела со сведениями об автомобиле и водителе позволяет избежать ошибок в учете перевозок и снижает риск претензий со стороны контролирующих органов.

Коды в путевом листе

В путевом листе предусмотрен раздел с кодами, который используется для внутреннего учета работы транспорта и сотрудников. Эти данные помогают систематизировать информацию о режиме работы водителя, подразделении предприятия и месте стоянки автомобиля. Часть реквизитов является необязательной, однако на практике они часто используются для удобства учета и контроля.

Режим работы

В этом поле указывается характер рабочего режима водителя. Это может быть обычный рабочий день, работа в выходной или праздничный день, сменный график, командировка или другой установленный режим работы.

Если предприятие использует сменную организацию труда, в документе можно указать, что водитель работает по сменам. Например: смена. Такая отметка означает, что работа выполняется по сменному графику.

Колонна

Колонной называется подразделение автотранспортного предприятия, которое объединяет несколько бригад водителей и транспортных средств. В путевом листе указывается номер колонны, к которой относится автомобиль или водитель.

Пример заполнения: 001.

Бригада

В этой графе указывается номер бригады, в составе которой работает водитель. Бригада — это рабочая группа сотрудников внутри колонны.

Пример: 001.

Если на предприятии отсутствует деление на колонны и бригады, в соответствующих полях обычно ставится прочерк.

Номер парковки

Под парковкой в путевом листе понимается место стоянки автомобиля после возвращения с рейса и завершения рабочей смены водителя. На некоторых предприятиях парковочные места имеют собственную нумерацию для удобства учета транспорта.

Указание номера парковки не является обязательным требованием, однако оно упрощает организацию хранения автомобилей на территории предприятия.

Пример заполнения: 005.

Табельный номер

В этой графе указывается табельный номер сотрудника, присвоенный ему кадровой службой организации. Этот номер используется для внутреннего учета работников и часто применяется бухгалтерией при начислении заработной платы.

Хотя данный реквизит формально не является обязательным, на практике его наличие значительно упрощает ведение кадрового и бухгалтерского учета.

Пример: 021.

Раздел с кодами помогает систематизировать информацию о работе транспорта и персонала. Благодаря этим данным предприятия могут эффективнее вести учет путевых листов и контролировать использование автотранспорта.

Работа водителя и автомобиля в путевом листе

Раздел, посвящённый работе водителя и транспортного средства, содержит информацию о выезде автомобиля на линию и его возвращении после выполнения рейса. Эти данные являются важными для контроля эксплуатации транспорта, учета пробега и подтверждения фактической работы автомобиля.

Часть сведений в этом разделе относится к обязательным реквизитам и должна заполняться в соответствии с требованиями Приказа Минтранса № 390.

Выпуск транспортного средства на линию (обязательно)

В действующих требованиях этот пункт называется «Выпуск ТС на линию». По сути, речь идет о моменте выезда автомобиля с парковки или стоянки предприятия для выполнения задания.

В этой части путевого листа фиксируются следующие данные:

• время выезда по установленному графику;
• нулевой пробег;
• показания одометра;
• фактическое время выезда транспортного средства.

Эти сведения позволяют контролировать начало работы автомобиля и фиксировать его технические показатели на момент выезда.

Возвращение автомобиля (обязательно)

После завершения рейса или рабочей смены в путевом листе заполняется раздел о возвращении транспортного средства. Здесь также указываются:

• время возвращения по графику;
• нулевой пробег;
• показания одометра;
• фактическое время возвращения автомобиля.

Эти данные подтверждают окончание работы автомобиля и позволяют определить общий пробег за смену.

Время по графику

В этой графе указывается время, установленное рабочим графиком предприятия. Это время, когда водитель должен начать работу и выехать с парковки, а также время планового возвращения.

Пример заполнения:

• выезд — 08:00;
• возвращение — 15:00.

Нулевой пробег

Нулевой пробег — это расстояние, которое автомобиль проходит без груза:

• от места парковки до первого пункта погрузки;
• от последнего пункта разгрузки обратно до стоянки.

Пример:

• от парковки до места погрузки — 7 км;
• от последней точки разгрузки до парковки — 23 км.

Показания одометра (обязательно)

В путевом листе обязательно фиксируются показания одометра на момент выезда автомобиля и при его возвращении.

Пример:

• при выезде с парковки — 32467;
• при возвращении — 32548.

Если на один автомобиль оформляется несколько путевых листов (например, для разных водителей), действуют следующие правила:

• данные о выезде автомобиля с парковки указываются в путевом листе водителя, который выезжает первым;
• данные о возвращении автомобиля фиксируются в путевом листе водителя, который возвращает транспорт на парковку последним.

Фактическое время (обязательно)

Кроме планового времени, в документе обязательно указывается фактическое время выезда и возвращения автомобиля. Оно отражает реальные условия работы и может отличаться от графика.

Пример:

• фактический выезд — 08:00;
• фактическое возвращение — 15:10.

Подпись уполномоченного лица (обязательно)

После завершения рейса показания одометра и другие данные должны быть подтверждены подписью уполномоченного сотрудника. Это лицо назначается приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Пример оформления:

Волков Виктор Петрович

Согласно требованиям законодательства, сведения о возвращении транспортного средства должны быть заверены собственноручной подписью ответственного лица.

Подпись ответственного за выпуск автомобиля на линию (обязательно)

Дата и время выпуска автомобиля на линию подтверждаются подписью сотрудника, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта. Это должностное лицо назначается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

При заполнении документа необходимо указывать полную расшифровку подписи — фамилию, имя и отчество.

Пример:

Беспалов Петр Андреевич

Наличие подписей ответственных лиц подтверждает корректность внесённых данных и является обязательным требованием при оформлении путевого листа.

Движение горючего в пл

Раздел «Движение горючего» предназначен для учета расхода топлива транспортным средством в течение рейса или рабочей смены. Эти данные позволяют контролировать использование топлива, рассчитывать фактический расход и сопоставлять его с установленными нормативами.

Хотя некоторые поля этого раздела не являются обязательными, на практике они широко применяются для ведения бухгалтерского и внутреннего учета на предприятии.

Марка топлива

В этой графе указывается вид топлива, используемый автомобилем, а также его марка. Это необходимо для правильного учета и контроля расхода горючего.

Пример заполнения:

Бензин АИ-92

Выдано

В поле «Выдано» указывается количество топлива, которое было выдано водителю перед началом смены или рейса. Обычно данные берутся из ведомости выдачи топлива или системы учета на предприятии.

Если дополнительная заправка перед рейсом не производилась, в графе ставится прочерк.

Остаток топлива при выезде

Здесь указывается количество топлива, находившееся в баке автомобиля на момент выезда с парковки. При расчете учитываются остатки топлива с предыдущей смены.

Пример:

30 литров

Остаток топлива при возвращении

В этой графе фиксируется количество топлива, которое осталось в баке автомобиля после завершения рейса и возвращения на парковку.

Пример:

15 литров

Сдано

Если по правилам предприятия остатки топлива после возвращения автомобиля сдаются на склад или учитываются отдельно, в этом поле указывается количество сданного топлива.

Если такая процедура на предприятии не применяется, в графе ставится прочерк.

Коэффициент изменения нормы расхода топлива

Для разных типов автомобилей установлены нормативы расхода топлива. Они утверждены распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14 марта 2008 года.

Однако в некоторых условиях нормы расхода могут корректироваться. Например:

• при эксплуатации транспорта в зимний период;
• при работе в сложных дорожных условиях (например, в горной местности);
• после капитального ремонта автомобиля;
• при интенсивной эксплуатации техники.

В таких случаях применяется специальный поправочный коэффициент, который указывается в путевом листе. Обычно записывается один общий коэффициент на весь рабочий день или рейс.

Время работы специального оборудования

Если грузовой автомобиль оснащён специальным оборудованием (например, краном-манипулятором или другим погрузочно-разгрузочным механизмом), в путевом листе может фиксироваться время его работы.

Эти данные используются для учета дополнительного расхода топлива.

Время работы двигателя

Поскольку большинство вспомогательных механизмов работают от двигателя автомобиля, в документе может указываться время работы двигателя. Эти сведения помогают корректно рассчитать фактический расход топлива.

Подписи ответственных лиц

В конце раздела могут ставиться подписи сотрудников, которые участвуют в учете топлива. Обычно это:

• заправщик;
• механик;
• диспетчер.

Стоит отметить, что наличие этих подписей не относится к обязательным реквизитам путевого листа, однако многие организации используют их для дополнительного контроля и подтверждения данных о движении топлива.

Задание водителю в путевом листе

Раздел «Задание водителю» предназначен для фиксации информации о заказчике, времени выполнения работы и параметрах перевозки. Эти данные позволяют подтвердить факт выполнения задания и используются для расчета стоимости услуг, а также для учета работы транспорта.

В чье распоряжение передан автомобиль

В этой графе указывается организация-заказчик, для которой выполняется перевозка. Необходимо прописать организационно-правовую форму, наименование компании и её адрес.

Пример заполнения:

ООО «Торговая фирма “Гермес”», 104055, г. Москва, ул. Лесная, д. 69

Время прибытия

Указывается фактическое время прибытия автомобиля к заказчику или на место выполнения задания.

Пример: 08:20.

Время убытия

В этой графе фиксируется время, когда автомобиль покинул место выполнения задания.

Пример: 13:50.

Количество часов работы

Здесь указывается общее время, затраченное на выполнение задания.

Пример: 5 часов 30 минут.

Количество ездок

Ездкой считается перемещение автомобиля с грузом от точки погрузки до точки разгрузки. В путевом листе необходимо указать количество таких поездок.

Пример: 2 ездки.

Выдача задания водителю

Перед выездом на линию диспетчер или другое уполномоченное лицо проверяет водительское удостоверение сотрудника, выдает задание и при необходимости оформляет выдачу топлива. После этого ответственное лицо ставит свою подпись в документе.

Пример:

Волков Виктор Петрович

Предрейсовый медицинский осмотр водителя

Предрейсовый медосмотр (обязательно)

Перед началом смены водитель обязан пройти медицинский осмотр. Медицинский работник делает отметку о том, что водитель допущен к работе.

Стандартная формулировка записи:

«Прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».

Запись должна быть заверена подписью медицинского работника с указанием его должности и полного имени.

Пример:

Врач Громова Елена Эдуардовна

В документе обязательно указываются дата и время проведения осмотра.

Пример: 12.01.2024, 07:45.

С 2023 года дополнительно необходимо указывать название медицинской организации, где работает специалист, проводивший осмотр.

Пример:

ООО «Медик»

При этом с 1 сентября 2023 года требование указывать реквизиты медицинской лицензии было отменено.

Послерейсовый медицинский осмотр

Послерейсовый медосмотр обязателен в случаях, когда водитель осуществляет перевозку пассажиров или опасных грузов. Заполняется он аналогично предрейсовому осмотру — указываются дата, время, должность и ФИО медицинского работника.

Пример:

30.01.2024, 17:15 — врач-терапевт Козлова К.К.

Предрейсовый контроль технического состояния автомобиля

Контроль технического состояния (обязательно)

Перед выпуском транспортного средства на линию проводится проверка его технического состояния. В путевом листе фиксируется дата и время осмотра автомобиля.

Важно учитывать, что отметку «Выпуск на линию разрешен» ставит не контролер, проводивший осмотр, а лицо, ответственное за выпуск транспортного средства на линию.

Запись заверяется подписью ответственного сотрудника с указанием его полного имени.

Автомобиль принял

Подпись водителя подтверждает, что он принял автомобиль в исправном техническом состоянии и получил задание на выполнение работы.

Пример:

Колесов Юрий Иванович

Возвращение автомобиля

После завершения рейса указывается состояние автомобиля при возвращении на парковку.

Пример:

Автомобиль исправен.

Сдал водитель

Водитель подтверждает завершение работы и передачу автомобиля ответственному сотруднику.

Пример:

Колесов Юрий Иванович

Принял ответственный за техническое состояние

После возвращения автомобиля его принимает сотрудник, отвечающий за техническое состояние и эксплуатацию транспорта.

Пример:

Беспалов Петр Андреевич

Талон заказчика

К путевому листу могут оформляться специальные талоны для заказчиков.

Они заполняются в двух экземплярах:

• на лицевой стороне — для отрывного талона, который передается заказчику вместе со счетом на оплату;
• на оборотной стороне — для самого путевого листа, где данные остаются у перевозчика.

Если водителю выдано два задания, оформляются два талона — для каждого заказчика. Если заказчик только один, заполняется талон первого заказчика.

Основные данные талона

К путевому листу № — указывается номер и дата документа.

Пример: № 305 от 12 января 2024 года.

Параметры выполнения заказа

Заказчик или уполномоченное лицо указывает основные показатели выполненной работы:

• оплачиваемое время работы;
• количество ездок;
• пробег автомобиля;
• массу перевезенного груза;
• тариф и стоимость перевозки.

Пример заполнения:

• время работы — 5 ч 30 мин;
• ездки — 2;
• пробег всего — 51 км;
• пробег с грузом — 48 км;
• масса груза — 0,5 т.

Тонно-километры

Этот показатель рассчитывается путем умножения расстояния перевозки на массу груза. Он используется для анализа эффективности перевозок.

Пример: 13 т-км.

Стоимость перевозки

Стоимость работы рассчитывается исходя из установленного тарифа и времени работы автомобиля.

Пример:

• тариф — 1000 руб. за час;
• выполнено — 5 ч 30 мин;
• итоговая стоимость — 5500 руб.

Подписи ответственных лиц

После заполнения талона документ подтверждается подписями сотрудников компании.

• Таксировщик — сотрудник, который рассчитывает стоимость перевозки (или другое уполномоченное лицо).
• Начальник эксплуатации — руководитель транспортного подразделения или сотрудник, выполняющий его функции.

Пример:

Котов А.В. — таксировщик
Коровина Н.И. — начальник эксплуатации

Талон первого заказчика заполняется по той же схеме, что и талон второго заказчика, с указанием всех параметров выполненной перевозки.

Оборотная сторона

Оборотная сторона путевого листа по форме № 4-п содержит сведения о выполнении задания, простоях на линии, расходе топлива и итоговых расчетах по заказчику. Рассмотрим подробно, как заполняются основные разделы документа.

Выполнение задания

Раздел заполняется водителем или диспетчером и отражает фактическое выполнение перевозки.

Первый заказчик

• Наименование заказчика: указывается организационно-правовая форма и название компании. Пример: ООО «Торговая фирма „Гермес“».
• Прибытие к заказчику (показания одометра, дата и время): 32474; 12.01, 08:00.
• Убытие от заказчика (показания одометра, дата и время): 32525; 12.01, 13:50.
• Приложенные ТТД:
  • ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 3
  • ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 4
• Маршрут движения: Москва, ул. Лесная, д. 69 — Москва, ул. Лескова, д. 5.
• Количество ездок: 2
• Код вида груза: не заполнен

Второй заказчик

Заполняется аналогично предыдущему разделу. Если у водителя был только один заказчик, раздел не заполняется.

Простои на линии

• Причина простоя: например, поломка автомобиля, ДТП, неблагоприятные дорожные условия. Если простоев нет — ставится прочерк.
• Дата и время (начало и окончание): фиксируется время начала и завершения простоя.
• Подпись ответственного лица: сотрудник техпомощи или уполномоченное лицо.

Таксировка путевого листа

Раздел заполняет таксировщик или уполномоченное лицо.

Расход топлива

• Марка топлива: АИ-92
• По норме: 11,7 л/100 км
• Фактически: 18,5 л/100 км (если перерасход — указываем причину, например: затруднение движения по проспекту Мира)

Зарплата водителя

Указывается зарплата водителя на основании таксировки всех ТТД. Пример: 500 руб. Если водитель работает на окладе, раздел часто не заполняется.

Результат по первому заказчику

• Время оплачиваемое: 5 ч 30 мин
• Ездки: 2
• Экспедитор: нет
• Пробег (всего / с грузом): всего — 51 км, с грузом — 26 км
• Перепробег: нет, ставим прочерк
• Тонны: 0,5
• Т-км: 13
• Всего к оплате: 5 500 руб
• Выполнено: 5 ч 30 мин
• Тариф: 450 руб
• Таксировщик: Котов А.В.
• Начальник эксплуатации: Коровина Н.И.

Результат по второму заказчику

Заполняется только если было два заказчика. Заполняем по аналогии с первым заказчиком (см.выше).

Талон заказчика (по линии отреза)

Передается заказчику вместе со счетом на оплату. Заказчику нужно проверить данные и поставить подпись.

Первый заказчик

• Организация: ООО «Бета»
• Марка автомобиля: ГАЗ-2310 «Соболь»
• Государственный номер: в721мс50
• Прицеп: нет
• Прибытие к заказчику: 12.01, 08:20; показания одометра: 32474
• Убытие от заказчика: 12.01, 13:50; показания одометра: 32525
• Приложенные ТТД: ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 3, ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 4
• Количество ТТД: 2
• Количество ездок: 2
• Экспедитор: нет

Талон второго заказчика

Заполняется по аналогии с первым. Если заказчик один — раздел не используется.

Учет и хранение путевых листов

Рекомендуется регистрировать путевые листы в журнале учета движения. С 2021 года можно вести журнал в электронном виде с усиленной цифровой подписью и возможностью распечатки на бумаге.

Срок хранения путевых листов

Согласно п. 553 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019, путевые листы хранятся минимум 5 лет, если отсутствуют другие документы, подтверждающие вредные или опасные условия труда.